FAQ

Generelt

frist item

Hvorfor integrere IT-systemer og automatisere manuelt arbejde?

De fleste små og mellemstore virksomheder oplever en eller flere af nedenstående udfordringer:

DEMOTIVERING

Medarbejderne bliver demotiveret ved at arbejde med manuelle rutineopgaver.

TIDSSPILD

Medarbejderne spilder tid på ikke værdiskabende opgaver.

FEJL

Medarbejdere laver ubevidste fejl.

OPLÆRING

Det koster tid og penge at oplære medarbejdere i nye arbejdsrutiner.

REGELBRUD

Medarbejdere følger ikke altid procedurer og politikker.

ÆNDRET AKTIVITETSNIVEAU

Svært at tilpasse medarbejderstaben, i forhold til ændret aktivitetsniveau.

Ved at integrere IT-systemer og automatisere manuelt arbejde med en kontorrobot kan du ofte løse disse udfordringer.

Hvilke gevinster er der ved at integrere IT-systemer og automatisere manuelt arbejde?

Integration og automatisering medfører en række gevinster. Nedenfor kan du se de gevinster, som vores kunder oftest oplever:

FORBEDRET PRODUKTIVITET

Automatisering frigør tid til mere værdiskabende opgaver.

HØJERE EFFEKTIVITET

Arbejder døgnet rundt hele året.

FORBEDRET KUNDEOPLEVELSE

Hurtigere levering og reduktion i fejl.

STANDARD PROCEDURE

Overholdelse af procedure og detaljeret revision.

OMKOSTNINGSREDUKTION

Automatisering genererer tidsbesparelser og øget kvalitet.

SKALERBARHED

Håndtering af skiftende aktivitetsniveau.

STØRRE FLEKSIBILITET

Let og hurtig tilpasning til nye behov.

ØGET MEDARBEJDERTILFREDSHED

Medarbejderne kan fokusere på mere udviklende opgaver.

Ved at integrere IT-systemer og automatisere manuelt arbejde med en kontorobot, frigør du tid hos dine medarbejdere til at skabe vækst og udvikling i virksomheden. Der er ingen grund til at lade et menneske udføre “robotarbejde”. Det er robotterne meget bedre til.

Hvad er en kontorrobot?

En kontorrobot kan f.eks. hjælpe dig med følgende:

  • Flytte data fra et system til et andet
  • Sende mails
  • Udfylde formularer på internettet
  • Slette, flytte og omdøbe filer
  • Læse dokumenter og indføre dem i diverse systemer
  • Hente information

Processer

frist item

Hvilke administrative processer er egnet til en kontorrobot?

Der er nogle bestemte krav, som skal være opfyldt, for at en proces kan automatiseres. Forudsætningen for at bruge en kontorrobot er, at det er en regelbaseret proces, som bruger digitale datakilder. At en proces er regelbaseret betyder, at du kan beskrive, hvad medarbejderen gør, når opgaven løses, og du vil kunne lave et flowdiagram over hændelserne. Datakilder er digitale, når dataene findes i en fil, i et system eller på nettet. Det kunne f.eks. være data i en læsbar PDF-fil, i en Excel-fil, informationer i en database, i et ERP-system eller på en hjemmeside.

Når du tager udgangspunkt i: ”hvis du kan gøre det med tastatur og mus, så kan du også gøre det med en kontorrobot”, så er det næsten kun fantasien, der sætter grænser for, hvad en kontorrobot kan bruges til. 

Nedenfor kan du se, hvilke kendetegn der er ved processer, som er egnet til automatisering.

Er der automatiseringspotentiale i alle afdelinger?

Alle afdelinger i en virksomhed har administrative processer, som med fordel kan automatiseres. En kontorrobot er på ingen måde forbeholdt økonomiafdelingen. Du kan finde flere eksempler fra alle afdelinger her.

Kan man automatisere processer på tværs af afdelinger?

Ved at analysere potentialet for automatisering i de forskellige End-to-End processer i værdikæden, vil man opnå et markant højere potentiale end blot at analysere afdeling for afdeling. Det er ofte i overleveringen fra en afdeling til en anden, at der er et stort optimerings- og automatiseringspotentiale. 

Kan en kontorrobot blot lave dele af en proces?

Det er ikke alt eller intet, med en kontorrobot. Hvis en hel proces ikke kan, eller giver mening at automatisere, kan du med fordel indsætte robotten i dele af processen. Robotten kan efter behov indtræde i processen - helt i starten, i slutningen eller undervejs, hvis der er behov for en menneskelig vurdering. Robotten kan også være et parløb mellem medarbejder og robot.

Hvornår kan det betale sig at benytte en kontorrobot?

Generelt gælder det, at jo mere tid du bruger på at udføre en proces manuelt, jo mere mening giver det at indføre en robot. Du vil dog opleve, at når du har anskaffet en robot, så vil du automatisere flere processer, end du først troede. Har du en proces, som skal være 100% korrekt, så giver det også mening at benytte robotten til den, selv om der er få gentagelser eller simple regler.

Du vil normalt opnå en tilbagebetalingstid på at investere i en administrativ robot, på 3-12 måneder.

Medarbejderne

frist item

Hvad med medarbejderne i forbindelse med procesautomatisering?

En almindelig reaktion på ordene ’robot’ og ’optimering’ er, at nu skal der ”rulle hoveder”. Men sådan oplever vi det ikke hos vores kunder. Faktisk tværtimod.

Når du overvejer procesautomatisering, er det for at styrke din virksomheds konkurrenceevne og skabe vækst – og det indebærer ikke afskedigelse af medarbejdere, men en effektivisering af deres arbejdsopgaver. Så når en robot udfører en rutineopgave, frigiver det menneskelige ressourcer til andre mere værdiskabende opgaver i virksomheden.

De nye opgaver, som medarbejderne får, er mere interessante, hvilket giver større medarbejdertilfredshed og åbner for plads til kreativitet.

Kort sagt: RPA gør det muligt for dig og din virksomhed at frigøre tid til vækst og udvikling. 

Hvilken rolle spiller medarbejderne i forbindelse med automatisering af manuelt arbejde?

Vores erfaring er, at det er vigtigt, at du involverer og informerer dine medarbejdere om RPA-processen, netop for at imødekomme ovennævnte frygt. Dét, der ikke bliver sagt, er ofte det, som bliver tolket mest på. Så jo mere tydelig du er om, hvorfor du gør, som du gør, jo mere trygge bliver medarbejderne. Og det kan være afgørende for at få succes med sit RPA-projekt. 

Kompetencer

frist item

Hvilke kompetencer kræver det at implementere en kontorrobot?

Det er vores erfaring, at der er en række afgørende kompetencer, som skal være til stede, hvis du skal have langsigtet succes med RPA. Du er sikkert begrænset på tid. Dit fokus er på den daglige drift, hvilket naturligvis er meget vigtigt. Din virksomhed mangler måske også kompetencer inden for digitalisering og projektledelse.

Vi tilbyder, at hjælpe dig på de områder, som du ikke har tid til eller kompetencer til. Vi har stor erfaring indenfor disse kompetencer, og vi er ikke bundet op af dagligt drift. 

Nedenfor kan du læse om de fire afgørende kompetencer, som skal være til stede i et succesfuldt RPA-projekt:

Kompetencer Arbejdsopgaver
Forretningsviden og procesanalyse Identifikation af egnede processer:
  • Vurdering af RPA forudsætninger
  • Vurdering og beregning af gevinstpotentialet.
Procesanalyse & design:
  • Kortlægning og optegning af nuværende proces (As-Is)
  • Vurdering af hvilke dele, der kan automatiseres, og hvordan dette gøres mest effektivt og stabilt
  • Design og optegning af fremtidig proces (To-Be)
Håndtering af kompleksiteter:
  • Afdækning af kompleksiteter i processen
  • Finde løsninger til at håndtere dem
IT-kendskab Kendskab til virksomhedens IT-systemer:
  • Undersøge organiseringen af IT-driften
  • Inddragelse af relevante systemejere
Kendskab til virksomhedens IT-arkitektur:
  • Undersøge systemsammenhænge og afhængigheder
  • Afdækning af datakilder
Kendskab til dataflow i processer:
  • Undersøge hvordan data anvendes, dets karakter, livscyklus, mv.
  • Skabelse af nye digital input
RPA-teknologi Udvikling og test:
  • Udvikling af processer efter best-practice
  • Designe og udvikle løsninger i softwaren
  • Gennemførelse af forskellige test
Styring og monitorering af drift:
  • Afvikling af processerne på mest hensigtsmæssige måde
  • Overvåge kørsler kører som planlagt
Vedligehold af processer:
  • Tilretning af processer i forhold til nye arbejdsprocedure og/eller IT-systemer
Samarbejde og kommunikation Samarbejde med fageksperter:
  • Kommunikation mellem fageksperter indenfor IT og forretning
Forandringsledelse og kommunikation:
  • Kommunikation om hvad robotterne skal bruges til, og hvad værdien er
  • Forandringsledelse af berørte medarbejdere
Facilitering af processer:
  • Facilitere tværfaglige workshops, møder, etc.
  • Skabe fremdrift i projektet (projektledelse)

Software

frist item

Hvilken RPA software skal man vælge?

Vi leverer den løsning, der er bedst til automatisering af de proceskandidater, som bliver afdækket i den indledende potentialeanalyse og din virksomheds behov. Derfor anvender vi ikke én bestemt robot, men udvælger den bedste på markedet til den aktuelle opgave. Vi holder løbende øje med markedet og udviklingen inden for RPA, så vi kan give dig den bedste rådgivning.

Pt. anbefaler vi primært robotter fra Softomotive. Det uafhængige analyse institute G2 har bl.a. kåret Softomotive's WinAutomation, som den mest brugervenlige RPA software, ligesom Everest Group har udråbt dem til Star Performer for 3. år i træk.

Vi anbefaler, at den valgte RPA software bliver testet i et Proof of Concept (PoC). På den måde sikrer vi, at softwaren kan arbejde i din virksomheds IT-systemer. Læs mere om Proof of Concept her.

Hvorfor benytte RPA software fra Softomotive / Microsoft?

Vi anvender oftest robotsoftware fra Softomotive, som har udviklet to robotter, der løser forskellige behov indenfor RPA. Den ene skal installeres på desktop (computer), den anden på server. Begge systemer har samme motor, hvilket er en stor fordel, idet man uden videre kan skifte fra desktoprobotten ‘WinAutomation’ til serverrobotten ’ProcessRobot’ i skaleringsfasen. Vi vurderer, at det er de systemer, som er bedst til prisen i det nuværende marked.

Andre væsentlige fordele ved software fra Softomotive er:

  • Nemt at starte i det små og problemfri skalering
  • Mulighed for både selvkørende og overvåget RPA
  • Desktop og serverbaseret automatisering
  • Bedste værdi for pengene


Softomotive er blandt de 5 største RPA software, og bruges globalt i alle brancher af både små og store virksomheder.

Softomotive er i juni 2020 blevet opkøbt af Microsoft. RPA softwaren tilbydes nu igennem Office 365 og kaldes Power Automate Desktop.

Hvad koster licensen til en kontorrobot fra Softomotive / Microsoft?

Du har måske fået opfattelsen af, at licensudgiften til RPA software er meget bekostelig. Det er også sandt for det RPA software, som primært henvender sig til de største virksomheder.

Heldigvis findes der også gode RPA software til små og mellemstore virksomheder, som gerne vil i gang med automatisering af deres administrative arbejdsopgaver uden det skal koste en formue.

WinAutomation fra Softomotive / Power Automate Desktop fra Microsoft koster kun 252 kr. pr. md.

Du kan drifte flere processer med den samme software-robot licens.

Robotten er suverænt den bedste robot på markedet til prisen. Hvis du senere skulle få brug for at skalere din løsning, tilbyder Softomotive/Microsoft en storebror, som er kompatibel med WinAutomation/Power Automate Desktop.

Har kontorrobotter kunstig intelligens og machine learning?

Kontorrobotter er ikke kunstig intelligens og machine learning, men vi ser at Robotic Process Automation softwareleverandørerne arbejder sig op mod kunstig intelligens (AI) og machine learning (ML), hvilket gør, at softwaren kan mere og mere. Eksempelvis findes der i dag kontorrobotter, hvor machine learning bruges i faktureringsprocessen. Når robotten ser en faktura den ikke kan genkende, sendes fakturaen til en medarbejder, som klassificerer fakturaen. Næste gang robotten ser en lignende faktura, kan den genkende fakturaen og behandle den. Robotten har lært det kaldes machine learning, og det er en form for kunstig intelligens. Robotten er som udgangspunkt ”dum” og kan ikke selv tænke sig til, hvad det er for en faktura.

Er en kontorrobot det samme som en makro?

På mange måder minder kontorrobotter om en makro, som vi kender det fra Excel. Forskellen er, at en kontorrobot kan operere på tværs af mange forskellige systemer og i mange typer af dokumenter. På den måde kan robotten kopiere det administrative arbejde, trin for trin, klik for klik, præcis som medarbejderen udfører processen, igen, så længe det er regelbaseret.

Kontakt mig nu...
Uforpligtende!
expand_less
arrow-back