Implementering af RPA

Vi tror på,  at det gælder om at komme hurtigt og billigt igang for tidligt at kunne se den værdi, som RPA kan give.

Vi arbejder efter en gennemprøvet metode, som består af 4 faser. Vi fører dig sikkert igennem implementeringen skridt for skridt.

Projektforløb

Tænk stort

Skab en vision

Tænk visionært med os inden opstart af et RPA projekt.
RPA er et forretningsprojekt for hele organisationen, hvor der skal tænkes optimering af processerne på tværs af hele værdikæden. Det er derfor vigtigt at få projektet forankret i topledelsen.

Start
småt

Proof of Concept

Udvælg en simpel proces. Et Proof of Concept projekt skal være overskueligt at implementere. Formålet er at se hvordan vi kan automatisere en konkret proces i din virksomhed, så du kommer hurtigt i gang med RPA.

Skalér hurtigt

Metode

Efter succesfuldt Proof of Concept skaleres løsningen til at omfatte andre potentielle processer i virksomheden. Nye processer identificeres igennem potentiale workshops og evalueres i forhold til automatiseringsegnethed. Efterfølgende designes, udvikles og supporteres de enkelte processer i prioriteret rækkefølge.


Fra potentialevurdering til operative automatiserede processer

1. Potentiale analyse

Aktiviteter

  • Vælg et område, som skal evalueres, f.eks. Økonomi.
  • Potentialevurdér hver proces i forhold til RPA-egnethed.
  • Kortlæg processer. 
  • Estimer værdi, kompleksitet samt resurseforbrug ved implementering af RPA.
  • Prioriter udvalgte processer.

Output

  • Procesoverblik for det valgte område.
  • Prioriteret liste over RPA proceskandidater inkl. forventet værdi og investering.

2. Procesdesign

Aktiviteter

  • Optegn den valgte proces, som den er i dag (As-Is).
  • Design og optegn den fremtidige proces (To-Be).
  • Udarbejd en detaljeret beskrivelse af den fremtidige proces.

Output

  • Proces-flow for nuværende proces (As-Is)
  • Proces-flow og detailbeskrivelse på fremtidig proces (To-Be)

3. Implementering

Aktiviteter

  • Udvikling af fremtidig proces i robotten.
  • Etabler test-scenarier.
  • Procesudøver gennemfører test og godkender.
  • Udarbejd teknisk dokumentation.
  • Fastlæg procedure ved defekt.
  • Driftsstart.

Output

  • Brugertest
  • Teknisk procesdesign
  • Regelbog
  • Support-model
  • Proces er driftsat

4. Support

Aktiviteter

  • Den opgaveudførende-medarbejder monitorerer robottens præstation.
  • Fejl og evt. justering indrapporteres til support, som udbedrer disse.

Output

  • Opdateret proces-dokumentation

1. Potentiale analyse

En af vores spidskompetencer er at identificere potentielle processer til RPA. Vi har mange års praktisk erfaring og et trænet øje i at se, hvor en virksomhed kan automatisere administrative forretningsprocesser ved at bruge robotter.

Som kunde kender du din virksomheds' processer bedst, og derfor spiller du en stor rolle i arbejdet med afdækningen af potentielle processer.

Vi arbejder ud fra en af disse to tilgange:

A. Virksomhedens egen liste over proceskandidater

Du udarbejder selv en liste over potentielle automatiseringsprocesser, som vi evt. sammen kan prioritere. Fordelen ved denne tilgang er, at du er hurtigt i gang uden omkostninger til analysearbejde. Ulempen er, at der kan være nogle processer, der er mere oplagte at optimere end dem på listen, som du derfor "misser" – og dermed mister værdien af.

B. Vi udfører en analyse af potentialet i virksomheden

Her er det os, der udarbejder en analyse af RPA-potentialet i en afdeling, procesområde eller hele virksomheden ud fra bl.a. interviews med de procesudførende medarbejdere og/eller workshops. Vi tilbyder en fast pris på analysen. Fordelen ved denne tilgang er, at vi får det fulde overblik over processerne i din virksomhed og kan yde bedre rådgivning hele vejen igennem. Ulempen er, at det koster lidt at komme i gang.

Resultatet af en potentialeanalyse er et idekatalog. Idekataloget indeholder de processer, som vil være egnet til RPA indenfor det analyserede område. Idekataloget indeholder bl.a. en kort beskrivelse af aktiviteterne i processen, involverede systemer, input og output samt potentialet. Efter analysen estimerer vi de enkelte processer i idekataloget, således det danner grundlag for prioritering af rækkefølgen for implementering af processerne på robotten. Idekataloget vil løbende blive opdateret med nye initiativer. Det kan også danne grundlag for dokumentation af, hvilke processer, som er i drift.

Se eksempler på processer, som kan automatiseres af en robot her.


2. Procesdesign

I denne fase optegnes den valgte proces, som den bliver udført i dag (As-Is) i et proces flow diagram. Dette gøres for at sikre en visuel afklaring af, at vi har alle aktiviteter og systemer med i processen samt for vores fulde forståelse af processen.

På baggrund af As-Is processen designes og optegnes den fremtidige proces (To-Be) tilsvarende i et proces flow diagram gjort i samarbejde mellem dig og os. Dette step gør det tydeligt for både dig og os, hvordan den nye proces designes, så den på bedst mulig vis dækker jeres forretningsbehov. Det er også vigtigt i det nye design at have effektivitet og stabilitet af processen i robotten med i tankerne.

Når procesdesignet er fastlagt, udarbejder vi en detaljeret beskrivelse af den fremtidige proces. Beskrivelsen indeholder alle klik og regler, som robotten skal foretage. Her får vi brug for at spørge den udførende medarbejder til råds.


3. Implementering

Når den detaljeret procesbeskrivelse er færdig, kan det egentlige udviklingsarbejde i robotten gå i gang. Her sætter vores udvikler robotten op til at udføre processen og håndtere alle tænkelige undtagelser.

Udvikleren udarbejder en række test-scenarier, når robotten kan udføre processen. Disse test-scenarier testes først af udvikleren. Efterfølgende testes processen af en anden udvikler. Når alt virker, som beskrevet i den detaljeret procesbeskrivelse, skal procesudøveren teste og godkende processen.

Når processen er klar til drift, udarbejdes teknisk dokumentation og aftale omkring procedure ved evt. defekt.

Til sidst i denne fase lægges processen i drift efter aftale med dig.


4. Support

I denne sidste fase overvåger den opgaveudførende medarbejder, hvorvidt robotten gør som den skal. Denne fase tager typisk 1-2 måneder afhængig af kompleksiteten af processen. Evt. fejl og justeringer indrapporteres til vores support, som udbedrer disse.

Det er også i denne fase, at den endelige dokumentation færdiggøres.


Skalering

Fase 2-4 gentages for den næste proces fra listen over RPA proceskandidater i idekataloget. Når der ikke er flere kandidater i idekataloget, foretages en ny potentialeanalyse af en nye afdeling eller procesområde.

arrow-back