Større kvalitetssikring, færre forsinkelser og mere effektivitet med RPA

Hos BSB Industry gennemsyres hele forretningen af konceptet CBI, Continuous Business Improvement. Det skal føre til større kvalitetssikring, færre forsinkelser og mere effektivitet. Derfor kiggede ledelsen ind i, hvilke opgaver der kunne udføres mere optimalt, så medarbejderne fik frigivet tid til opgaver, der gav merværdi. Dét førte til kontorrobotter.

For et par år siden stiftede Claus Iwersen, partner og CFO i BSB Industry, bekendtskab med RPA (Robotic Process Automation) – også kaldet kontorrobotter. Det var i forbindelse med, at han og resten af ledelsen i virksomheden kunne se, at der var mange rutineprægede opgaver, som medarbejderne havde brug for at blive aflastet for. Han kunne se potentialet i RPA, men han havde ingen idé om, hvilke specifikke opgaver kontorrobotterne kunne klare for dem. Det var først, da han snakkede med Kenneth Birk Nielsen fra Digital Process, at opgaverne rigtig formede sig. Samtidig havde Claus Iwersen en forventning om, at det kun var de helt store virksomheder, der havde råd til en løsning med kontorrobotter:

”Jeg tænkte, det var noget for større virksomheder, der gerne kaster halve og hele millioner efter IT-systemer. Men da jeg snakkede med Kenneth, fandt jeg ud af, at kontorrobotter ikke kostede mange basseøre for os,” uddyber han. Derfor satte de gang i samarbejdet om nye processer, der skulle aflaste medarbejderne.

Fra manuelle kontinuerlige opgaver til automatiske processer

En af de medarbejdere, der har været med i processen i at udvikle de nye kontorrobotter, er Key Account Manager Nina Gjelstrup. I Ninas afdeling lavede de hver uge tidsplaner til opfølgning og udtrak lister over leverandører og leverancer. Arbejdet foregik meget lavpraktisk, hvor Nina og hendes kollegaer brugte uanede mængder af tid på at følge op på leverandører på mails og holde styr på deadlines.

Sammen med Digital Process fandt de ud af, hvilke opgaver der ville give mest værdi at få automatiseret. Det blev til tre opgaver: Manglende indkøbsbekræftelse, manglende indkøbsleverancer og kommende indkøbsleverancer. Tre opgaver, som er nært beslægtet.

”Opgaver som de her er kontinuerlige, og vi ville gerne optimere dem, så vi kunne bruge vores tid på mere værdiskabende opgaver for vores kunder. Samtidig var det en vigtig faktor at sikre, at opgaverne blev udført så ofte, som der var brug for,” siger Nina Gjelstrup.

Mirca klarer opgaverne

Nina og hendes kollegaer skal ikke længere tænke på, hvornår der er deadline eller have styr på lister og planer. Det hele bliver klaret af kontorrobotten, som de har navngivet Mirca – og Mirca giver besked, hvis der er problemer. ”Det er en byrde, der er blevet lettet,” uddyber hun.

Det er ikke kun medarbejderne i BSB Industry, som kan mærke værdien af kontorrobotten. Ledelsen kan også mærke det, og som Claus Iwersen fortæller, så giver det en stor værdi til hele virksomheden, når alle har mere tid til at lave andre opgaver.

”De opgaver, som tog lang tid før, er ikke de mest interessante. Derfor kunne de også nogle gange blive nedprioriteret lidt, simpelthen fordi der ikke var tid til det. De opgaver sætter vi robotten til nu, og den laver kontroller og mindre fejl – og så gør den det regelmæssigt,” siger Claus Iwersen, der tænker RPA meget mere ind i forretningen nu.

”Man skal lave sin analyse af, hvad man bruger penge på i dag, og hvad en kontorrobot vil koste at implementere. Så finder man lynhurtigt potentialet,” uddyber Claus Iwersen. Han understreger, at det vigtigste er at snakke med nogen, der har forstand på RPA – for i alle virksomheder er der processer, der kan løses via automatisering, men det handler om at finde det rigtige sted at starte, slutter han.

Hos Digital Process hjælper vi små og mellemstore virksomheder til vækst og udvikling ved automatisering af manuelt arbejde og integration af IT-systemer med kontorrobotter.

Kom billigt og hurtigt i gang

Prøv os med en simpel opgave og mærk hurtigt værdien af en kontorrobot

Åbningstider

Mandag - Fredag08:00 - 16:00

Support

support@digitalprocess.dk

Hold dig orienteret

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få inspiration til, hvordan kontorrobotter kan hjælpe din virksomhed til vækst og udvikling.

Skriv venligst dit navn
Skriv venligst din email Skriv venligst din email

Vi er medlem af

Øget
skalérbarhed

Håndtering af øget eller skriftende aktivitetsniveau

 

Forbedret
produktivitet

Mere tid til værdiskabende opgaver.

 

Øget
medarbejdertilfredshed

Fokus på selvudviklende opgaver.

 

Forbedret
kundeoplevelse

Hurtigere levering og reduktion i fejl.