Eksempler på andre opgaver som en kontorrobot er god til

Marketing

Opgave: Nyhedsbrev

Udfordring: Opdatering af permission - CRM og mailkanon (eksempelvis mailchimp) er ude af sync. Eller med andre ord er der data fra f.eks. tilmeldingsformularer eller lign., som man ikke får ajourført i øvrige systemer, og emnet/kunden bliver derfor ikke ramt af nyhedsbrevet.

Den anden vej er naturligvis værre – tænk hvis et emne/kunde afmelder sig, men fordi vedkommende allerede findes på en liste i et perifert system bliver vedkommende fejlagtig gentilmeldt.

Løsning: Robotten kan sikre at finde nye tilmeldinger fra de øvrige systemer, og få dem oprettet i systemet til nyhedsmail udsendelse. Ligeledes sikrer den at en afmelding bliver båret rundt til alle relevante systemer. 

Opgave: Social Media

Udfordring: Man får ikke prioriteret opfølgning af hvilken effekt en annoncering og opslag har, og som følge heraf justerer man ikke baseret på den viden som eksempelvis Facebook allerede stiller til rådighed.

Løsning: Robotten kan hver mandag logge på og hente relevant statistisk overblik, og herefter sende dette på e-mail til den ansvarlige person og eventuelt øvrige interessenter. Endvidere vil robotten kunne give indikation af, om en annonce over- eller underperformer (kræver handling).

Opgave: Leadgenerering

Udfordring: Medarbejdere bruger meget tid på at kontakte relevante leads via LinkedIn.

Løsning: Robotten kan automatisk tage kontakt til leads på LinkedIn, og på den måde skabe omkostningseffektiv markedsføring.

Opgave: Berigelse af lead data

Udfordring: Medarbejdere bruger meget tid på at berige ens leads med data.

Løsning: Robotten kan automatisk finde data på LinkedIn, Facebook, Proff, etc. og berige dine leads ved at opdatere dem i dit CRM system. Det gør det muligt at målrette din markedsføring bedre. 

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, og opstiller dataene i det ønskede format i enten Excel eller PDF. Efterfølgende kan rapporten mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

Salg

Opgave: Salgsordreoprettelse

Udfordring: Medarbejdere opretter salgsordrer manuelt i ERP-systemet med evt. tastefejl til følge.

Løsning: Robotten læser struktureret ordreinput fra kunden (PDF-fil, xml-fil, etc.), og opretter salgsordrer i ERP-systemet. Robotten kan også indsætte leveringsdato, maile bekræftelse til kunden, udskrive plukliste eller produktionsordre.

Opgave: Webordre

Udfordring: Grundet manglende integration mellem web-shop og ERP system (C5, AX, NAV, MOVEX) er medarbejderne nødt til manuelt at oprette salgsordre i ERP.

Løsning: Løsningen kan være integration, men denne kan være meget dyr, eller kan, grundet koncernens IT politik, ikke være en farbar vej. Her er robotten smart, da den blot er en almindelig bruger, som henter data fra web-ordre og taster dem i ERP systemet. Således opretter den ordrer, taster linjer, sender ordrebekræftelser, og måske endda booker fragten.

Opgave: Fakturering

Udfordring: Medarbejdere fakturerer manuelt ud fra en rapport i ERP-systemet.

Løsning: Robotten overvåger alle salgsordrelinjer med relevant status og fakturerer disse. Fakturaerne mailes til kunderne som PDF-fil.

Opgave: Salgsfragtkalkulation

Udfordring: Medarbejdere kalkulerer salgsfragten til en salgsordre manuelt.

Løsning: Robotten udregner den samlede volumen på salgsordren, og beregner salgsfragt ud fra opslag i fragtleverandørens prisliste. Den beregnede fragt lægges på salgsordren, som en ekstra varelinje eller som tillæg.

Opgave: Salgsbudget

Udfordring: Medarbejdere udarbejder manuelt udkast til salgsbudget for næste år.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra ERP-systemet på kunde og vare/varegruppe niveau fordelt månedsvis med evt. tillæg af forventet vækst på visse kunder/kundegrupper eller vare/varegrupper. Efter dette forarbejde er automatiseret, kan medarbejdere finjustere budgettet manuelt.

Opgave: Tilbudsoprettelse

Udfordring: Medarbejdere opretter og udsender tilbud manuelt.

Løsning: Robotten opretter tilbud i ERP eller CRM systemet ud fra en Excel skabelon, som en medarbejder har udfyldt. Alle tilbud bliver oprettet på samme måde og med samme oplysninger, såsom tilbudsfrist, betalingsbetingelser, etc. Tilbuddet kan sendes til kunden som PDF.

Opgave: Salgspriskontrol

Udfordring: Analyse af dækningsgraden og -bidraget på alle indlagte salgspriser. Det er tidskrævende for medarbejdere at lave denne analyse, hvorfor det ofte ikke bliver gjort. 

Løsning: Robotten overvåger på et fastsat tidspunkt, hvilke salgspriser i systemet, der ikke har den ønskede dækningsgrad i forhold til kostprisen. Salgspriserne med for lav dækningsgrad mailes til en medarbejder for manuel rettelse.

Opgave: Kundestamdata

Udfordring: Medarbejdere vedligeholder manuelt kundestamdata i ERP-systemet.

Løsning: Robotten overvåger alle kundestamdata i systemet ud fra en række regler. Hvis reglerne ikke overholdes, retter robotten fejlene, eller giver en medarbejder besked om fejlen i stamdata, hvis rettelsen kræver en vurdering.

Opgave: Kundeoprettelse

Udfordring: Medarbejdere opretter manuelt kundestamdata i ERP-systemet. Der er ofte fejl og mangler i oprettelsen.

Løsning: Robotten opretter den nye kunde i ERP systemet ud fra en Excel skabelon og opslag i relevante eksterne databaser. Alle kunder bliver oprettet med korrekte data.

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, hvorefter dataene opstilles i det ønskede format, enten Excel eller PDF. Rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

Indkøb

Opgave: Indkøbsoprettelse

Udfordring: Medarbejdere opretter løbende manuelt indkøbsordrer på råvarer, som fremkommer i deres varedisponering. Efter oprettelse mailes indkøbsordrerne til de relevante leverandører.

Løsning: Robotten overvåger varedisponeringen og opretter automatisk de nødvendige indkøbsordrer, hvorefter de mailes til de respektive leverandører. I stedet kan medarbejderen bruge tid på at sikre kvaliteten af varedisponeringen.

Opgave: Indkøbspriser

Udfordring: Medarbejdere får ofte ikke vedligeholdt deres indkøbspriser i ERP-systemet, med de faktisk fakturerede priser fra leverandørerne.

Løsning: Robotten tjekker, om der er differencer mellem indkøbsprisen i ERP-systemet og den seneste fakturaopdaterede indkøbspris på indkøb. Hvis der er difference, retter robotten indkøbsprisen til i systemet.

Opgave: Leverandørstamdata

Udfordring: Medarbejdere vedligeholder manuelt leverandørstamdata i ERP-systemet.

Løsning: Robotten overvåger alle leverandørstamdata i systemet ud fra en række regler. Hvis reglerne ikke overholdes, retter robotten fejlene, eller giver en medarbejder besked om fejlen i stamdataene, hvis rettelsen kræver en vurdering.

Opgave: Leverandøroprettelse

Udfordring: Medarbejdere opretter manuelt nye leverandører i ERP-systemet. Der er ofte fejl og mangler i oprettelsen.

Løsning: Robotten opretter den nye leverandør i ERP systemet ud fra en Excel skabelon og opslag i relevante eksterne databaser. Alle leverandører bliver oprettet med korrekt data.

Opgave: Varestamdata

Udfordring: Medarbejdere vedligeholder manuelt varestamdata i ERP-systemet.

Løsning: Robotten overvåger alle varestamdata i systemet ud fra en række regler. Hvis reglerne ikke overholdes, retter robotten fejlene, eller giver en medarbejder besked om fejlen i stamdata, hvis rettelsen kræver en vurdering.

Opgave: Vareoprettelse

Udfordring: Medarbejdere opretter manuelt nye varer i ERP-systemet. Der er ofte fejl og mangler i oprettelsen.

Løsning: Robotten opretter den nye vare i ERP systemet ud fra en Excel skabelon. Alle varer bliver oprettet med korrekt data.

Opgave: Ikke ankomne varer

Udfordring: Hvis en vare eller ordrebekræftelse ikke er modtaget rettidigt, sendes der manuelt en rykker via e-mail. Det er en proces, der oftest udføres dagligt.

Løsning: Med en automatisering rykkes der automatisk på daglig basis, så en ophobning af backlog undgås. 


Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

Produktion

Opgave: Produktionsordreoprettelse

Udfordring: Medarbejderne opretter løbende manuelt produktionsordrer, som fremkommer i deres varedisponering. Efter oprettelse kan produktionsordren udskrives.

Løsning: Robotten overvåger varedisponeringen og opretter automatisk de nødvendige produktions og udskriver.

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

Logistik

Opgave: Salgsfragtbooking

Udfordring: Medarbejdere booker salgsfragten manuelt via fragtleverandørens online booking system.

Løsning: Robotten booker salgsfragt automatisk via fragtleverandørens online booking system. Evt. farligt gods papirer og proformafaktura kan også laves af robotten og vedhæftes fragtbookingen. Robotten skriver fragtlabels ud, og kan skrive trackingnummer ind på salgsordren i ERP-systemet.

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

HR

Opgave: Tidsregistrering

Udfordring: Opsamlet data fra en tidsopsamling skal manuelt tastes, eller importeres i et lønsystem. Dette er tidskrævende, og skal absolut være fejlfrit og rettidigt.

Løsning: Med RPA kan robotten logge på et givet tidsopsamlingssystem og hente data over i lønsystemet. Endvidere kan robotten lave en mail til lønbogholderiet, med en liste over ”suspekte data”, altså data, som er fejlbefængte eller på anden vis falder uden for normen.

Opgave: Onboarding

Udfordring: Oprettelse af medarbejdere er typisk en meget standardiseret proces, som gerne skal foretages hurtigt og præcist. Oprettelsen foretages nogle gange i adskillige systemer, hvor det er tvingende nødvendigt, at data oprettes ens og korrekt. Det kan føre til fejl eller udskydelse af oprettelsen, hvilket ikke giver medarbejderen den bedste start i virksomheden.

Løsning: RPA kan oprette medarbejdere systematisk, på tværs af flere systemer. Oprettelsen kan tilpasse medarbejderens afdeling og stilling med den tilhørende relevante information, som eksempelvis personalehåndbog og telefonlister. Onboarding kan tage lang tid for en medarbejder at gå igennem, og derfor skæres processen ofte til. Med en robot er opgaven hurtigt og præcist udført, så alle nye medarbejder får en god opstart.

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

IT

Opgave: Systemintegration

Udfordring: Manglende integration af data mellem IT-systemer betyder, at de samme data skal tastes ind i hvert system. Det tager meget manuel tid og data bliver tastet forkert.

Løsning: Robotten læser data fra ”Hovedsystemet” og opretter den samme data i de øvrige systemer, enten via brugergrænsefladen, eller et API. Dataene kan også let konverteres med en værdi i et system, til en anden værdi i et andet system.

Opgave: Brugeroprettelse

Udfordring: Mange virksomheder har rigtig mange IT-systemer. Ofte bliver medarbejdere ikke korrekt oprettet i alle systemerne.

Løsning: Robotten overvåger nye brugere i ”hovedsystemet” (ofte AD). Ud fra den tildelte rolle, autoritet og afdeling, opretter robotten medarbejderen i alle relevante IT-systemer.

Opgave: Installering

Udfordring: Opsætning af en ny medarbejders PC kræver ofte installation af bestemte programmer, tilpasning af indstillinger og oprettelse af AD-brugeren. Opsætningen klares ofte manuelt af medarbejdere i IT-afdelingen.

Løsning: RPA kan med fordel sættes til oprettelse af en ny medarbejders PC, for at sikre en ensartet logik ved alle nye opsætninger.

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

Økonomi

Opagve: Bankafstemning

Udfordring: Medarbejdere bruger tid på manuel afstemning af virksomhedens bankkonti med deres finans i ERP-systemet.

Løsning: Robotten trækker transaktionsdata ud af banken pr. konto, samt fra finans i ERP-systemet. Saldo sammenlignes, og hvis de ikke stemmer, sammenligner robotten hver enkelt transaktion, og dokumenterer afvigelserne. Bankafstemningen gemmes i en folder på et drev.

Opgave: Bogføring

Udfordring: Medarbejdere bruger en del tid på manuel bogføring af kreditorfakturaer.

Løsning: Robotten bogfører kreditorfakturaer, hvis man har registeret, hvilken konto denne skal bogføres på.

Opgave: Kreditorfakturagodkendelse

Udfordring: Medarbejdere bruger en del tid på godkendelse af kreditorfakturaer vedr. fragt og abonnementer.

Løsning: Robotten kan godkende sådanne kreditorfakturaer, hvis man har registeret grundlaget (kostprisen for salgsfragt og/eller Excel liste med alle abonnementer). Processen indeholder nogle afvigelsesregler - hvis disse overskrides, sendes fakturaen videre til manuel 2. godkendelse.

Opgave: Momsnummerkontrol

Udfordring: Medarbejdere laver en manuel kontrol af, hvorvidt et givet momsnummer eksisterer. Ofte laves en sådan kontrol slet ikke.

Løsning: Robotten tjekker momsnumre i EU’s momsnummer database. Evt. fejl mailes til relevant medarbejder.

Opgave: Kreditovervågning

Udfordring: Medarbejdere laver en manuel kreditvurdering ved kundeoprettelse.

Løsning: Robotten kan slå den anbefalede kredit op hos et kreditvurderingsbureau. Kreditgrænsen indtastes af robotten i ERP-systemet. Samme proces kan køres igennem på alle kunder med faste intervaller.

Opgave: Performance målinger/KPI

Udfordring: Medarbejdere laver løbende udtræk og beregninger af data, for at kunne beregne de samme KPI’er hver måned.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene beregnes og opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter filen kan mailes til en eller flere personer, eller gemmes på et drev.

Opgave: Rykkere og inddrivelse

Udfordring: I forbindelse med manglende betaling fra kunder, sendes ofte manuelle rykkere via e-mail. Det er en proces, som bygger på faste regler og tjek.

Løsning: Inddrivelse er et meget velegnet område til RPA, da robotten kan lære reglerne for eventuelle undtagelser, og sættes til at tjekke en liste over manglende betalinger automatisk. Robotten tjekker listen med det ønskede interval, og sender en mail fra debitorbogholderen. Herved frigives noget af medarbejdernes tid, som i stedet kan bruges på andre kunderettede aktiviteter.

Opgave: Rentenota

Udfordring: I forbindelse med manglende betaling fra kunder, sendes ofte manuelle rentenotaer via e-mail. Det er en proces, som bygger på faste regler og tjek. 

Løsning: Robotten tjekker manglende betalinger, og hvis disse overholder en række regler, udarbejder og sender robotten en rentenota til kunden.

Opgave: Momsindberetning

Udfordring: Det er ofte en manuel proces at kontrollere og lave moms indberetningen, som følger en fast række regler.

Løsning: Robotten kan foretage en momsafstemning, hvor den også kan korrigere evt. fejl. Nogle fejl kan kræve, at en medarbejder skal korrigere dem. Når afstemningen er foretaget, kan robotten lave momsindberetningen. Alt bliver logget, så der er styr på compliance.

Opgave: Månedsregnskab

Udfordring: Mange virksomheder overfører sidste måneds råbalance til et månedsregnskab i Excel, som justeres til den givne måned. Dette gøres manuelt.

Løsning: Robotten kan overføre råbalancen til Excelarket, samt tilrette overskrifter og beregninger. Når månedsrapporten er klar, kan den mailes til en række medarbejdere eller gemmes på et drev.

Opgave: Indberetning af intrastat

Udfordring: Det er ofte en tidskrævende proces at lave indberetning af intrastat. Ofte er der fejl i virksomhedens varestamdata, som besværliggør arbejdet.

Løsning: Robotten kontrollerer alle registreringer og justerer evt. fejl. Efterfølgende indberetter den intrastat og gemmer alt dokumentation, så der er styr på compliance.

Opgave: Indberetning af EU-salg

Udfordring: Det er ofte en tidskrævende proces at lave indberetning af EU-salg. Ofte er der fejl i virksomhedens kundestamdata, som besværliggør arbejdet.

Løsning: Robotten kontrollerer alle registreringer og justerer evt. fejl. Efterfølgende indberetter den EU-salg og gemmer alt dokumentation, så der er styr på compliance.

Opgave: Debitorindbetalinger

Udfordring: Registrering af indbetalinger sker ved at logge ind på netbank, og udlæse indbetalinger her. Indbetalingerne skal efterfølgende indlæses i virksomhedens ERP-system. Processen kan involvere mange forskellige banker og mange forskellige ERP-systemer.

Løsning: Med de samme rettigheder, som den medarbejder der ellers skulle udføre opgaven, kan robotten med sit eget NemID, selv logge ind for at hente informationer fra banken og overføre dem til ERP-systemerne.

Opgave: Rapporter

Udfordring: Mange medarbejdere laver dagligt, ugentligt eller månedligt manuelle udtræk af data fra et eller flere IT-systemer, som efterfølgende bearbejdes i Excel til den ønskede rapport.

Løsning: Robotten laver udtræk af data fra et eller flere IT-systemer. Dataene opstilles i det ønskede format i enten Excel eller PDF, hvorefter rapporten kan mailes til en eller flere personer eller gemmes på et drev.

Jura

Opgave: GDPR

Udfordring: Det er tidskrævende at slette data, som ikke længere må gemmes i forhold til virksomhedens GDPR politik. I mange virksomheder sker der derfor ikke den nødvendige sletning af data, og dermed overholder virksomheden ikke sin egen GDPR politik.

Løsning: Robotten overvåger relevant data og sletter det, som ikke længere må gemmes i forhold til virksomheden GDPR politik. Alternativt kan robotten også give en medarbejder besked om data, som ikke længere må gemmes, hvorefter medarbejderen kan slette det manuelt.


Skal vi tage en uforpligtende snak?

Contact Form


 
Kontakt mig nu...
Uforpligtende!
expand_less
arrow-back